Agenda lotada no consultório: aprenda a lidar com essa armadilha

agenda no consultório

Como é sua agenda no consultório?

Consultórios médicos necessitam de um fluxo constante de pacientes para se manterem estáveis economicamente e terem a possibilidade de se tornarem estabelecimentos de respeito e confiança em uma determinada área da saúde.

Uma agenda cheia significa consultas frequentes e uma boa rotatividade na clínica, ao ponto que a ausência de usuários pode resultar em seu fechamento. Porém, muitos profissionais da área da saúde têm de lidar com a situação oposta: a recepção está lotada de pacientes e há trabalho de sobra até o fim do dia. A sobrecarga da agenda parece, a princípio, uma boa coisa: quanto mais pacientes melhor, certo? Na verdade, não.

A agenda lotada tem o potencial de acabar com a eficiência e, consequentemente, a reputação de sua clínica. Não se deixe enganar, pois está é uma armadilha que pode atrapalhar constantemente a rotina dos serviços prestados.

Veja aqui as principais dicas para você evitar que seu consultório tenha uma sobrecarga de pacientes!

Faça o controle eficiente da duração das consultas

O principal motivo que faz com que clínicas médicas fiquem superlotadas e atrasadas com seus compromissos é a má gestão do tempo. Sempre achamos que é possível fazer mais em menos tempo — superestimando a eficiência de um serviço e subestimando a passagem inevitável do tempo.

Por isso, planeje com sua equipe a melhor forma de montar a agenda do dia: as primeiras consultas podem, por exemplo, levar o dobro de tempo das consultas de rotina. Tenha em mente que pacientes diferentes apresentam comportamentos diferentes – alguns precisam de mais tempo no consultório, outros menos – então use o conhecimento sobre o histórico dos pacientes usuais da clínica a seu favor e personalize o tempo médio das consultas.

Leve em conta que urgências e emergências podem sempre acontecer, então reserve um espaço na agenda para os pacientes que precisarão de atendimento rápido — a prevenção e o planejamento adequado evitam que seu estabelecimento seja completamente pego de surpresa.

Priorize a qualidade do atendimento e não a quantidade

Uma clínica lotada pode significar atendimentos apressados e impessoais, e este tipo de situação é péssima tanto para pacientes quanto para a equipe médica. Então, selecione bem seus compromissos e dê a eles uma boa margem de segurança para uma abordagem de qualidade sobre a saúde do paciente — isto pode significar 15 minutos para uma consulta de rotina tranquila ou uma hora para um atendimento mais delicado de um paciente novo.

Prezar pela boa relação entre o médico e paciente exige tempo, confiança e a humanização do atendimento. Apenas desse modo os resultados positivos acerca dos tratamentos podem ser alcançados.

Mantenha a agenda organizada

A agenda de consultas é o que mantém de maneira organizada a rotina diária de compromissos de sua clínica. Para evitar que problemas durante a marcação e a adequação dos horários aconteçam, ela deve ser o mais organizada e automatizada possível.

Nada de agendas escritas no papel! Adote um sistema virtual que permita deixar todas as consultas a um clique de distância, facilitando a marcação de novos atendimentos e o remanejamento de horários.

Um software de gestão voltado para consultórios médicos costuma apresentar prontuários online com todos os dados dos pacientes usualmente atendidos, permite o fácil acesso a informações sobre eles, tanto sobre consultas anteriores como exames, e também envia lembretes aos pacientes sobre os compromissos próximos — melhorando a pontualidade destes e aumentando a eficiência da sua clínica. Tudo isso é feito de forma automática e dinâmica, aumentando a capacidade e a qualidade do atendimento do seu consultório, assim como também melhoram a sua reputação.

Tem ainda alguma dúvida sobre como lidar com a superlotação da agenda de sua clínica? Compartilhe com a gente!