Veja como contratar a secretária ideal para o consultório médico

secretária para consultório

Veja dicas para contratar a secretária para seu consultório

A recepcionista é fundamental para o bom funcionamento do seu consultório médico. Ela deve ser simpática, acolhedora com os pacientes e bem organizada para facilitar o seu fluxo de trabalho.

Para ajudá-lo a contratar a melhor secretária para a sua clínica, fizemos este post com algumas dicas essenciais. Ficou interessado? Confira!

Habilidades necessárias

A secretária é geralmente o primeiro contato que um paciente ou um representante comercial tem com seu consultório médico, seja por telefone, online ou pessoalmente. Essas profissionais devem ter experiência e capacidade para interagir com uma grande variedade de personalidades em circunstâncias agradáveis ou difíceis.

Além disso, elas precisam ser altamente organizadas e detalhistas para garantir que as tarefas administrativas diárias não se percam. Com a tecnologia cada vez mais presente nos consultórios, os empregadores muitas vezes procuram contratar secretárias que sejam habilidosas e familiarizadas com o software utilizado nos serviços de saúde.

Veja algumas das qualidades fundamentais para uma boa secretária:

Comunicação eficaz

Naturalmente, uma secretária deve ter uma excelente comunicação verbal. A escuta ativa e excelentes serviços ao cliente também são habilidades necessárias. A recepcionista talentosa pode conectar os pacientes e demais visitantes com o médico, bem como lidar com problemas básicos de atendimento ao cliente e imprevistos.

Profissionalismo

Você vai querer contratar uma secretária que seja profissional. Durante o processo seletivo, veja o comportamento das candidatas e não só as habilidades descritas no currículo. Lembre-se, o seu consultório recebe pacientes, muitas vezes fragilizados, que precisarão de alguém profissional e discreto para um primeiro contato.

Bom relacionamento interpessoal

Bom relacionamento interpessoal vai além das capacidades básicas de comunicação. Você deve procurar uma candidata que colabora com facilidade, tanto pode fazer e receber críticas com objetividade.

Lidar bem com todas as tarefas diárias

Secretárias médicas têm múltiplas responsabilidades, que muitas vezes elas manipulam simultaneamente. Em um determinado dia, pode lidar com as chamadas recebidas, chamadas de triagem e gerenciamento de tráfego de chamadas; ter uma área de recepção ocupada e ajudar o médico em algum procedimento. Durante a entrevista, solicite às candidatas que lidem com a pressão de priorizar várias tarefas ao longo do dia. Procure por pistas que elas sejam organizadas, capazes de manter a calma e amarrar as pontas soltas.

Capacidade técnica

Qualquer recepcionista deve saber usar sistemas de telefone, fotocopiadoras e impressoras ― quanto mais experiência elas tenham, melhor. Habilidades de processamento de texto são uma obrigação, enquanto uma candidata que esteja familiarizada com o Excel, editoração eletrônica, mídias sociais ou software específicos do setor pode ser um trunfo. Faça um balanço de todas as habilidades técnicas necessárias no seu consultório antes das entrevistas.

Currículo

Normalmente, este é o primeiro contato que se tem com as candidatas a uma vaga. É preciso avaliar as experiências que você julgar interessante. Se, por exemplo, a sua secretária precisar auxiliá-lo em algum procedimento, é preciso que ela tenha habilidade técnica para tal. Se for necessário ser bilíngue, que isso conste no currículo. Veja os trabalhos anteriores e busque por recomendações.

Treinamento

A maioria das secretárias de médicos vai aprender a exercer suas funções trabalhando com um membro experiente da equipe do escritório durante suas primeiras semanas no cargo. Durante este período, elas receberão formação específica para as políticas do seu empregador e procedimentos institucionais importantes, especialmente aqueles que lidam com as informações de saúde e confidencialidade do paciente.

Treinar constantemente é fundamental para ter uma secretária bem preparada, seja para atendimento ao cliente, gestão administrativa ou mesmo em procedimentos mais específicos.

Contratar uma boa profissional é uma tarefa que exige bastante atenção. Se você precisar de ajuda para encontrar a secretária ideal, considere contar com os serviços de uma agência de recursos humanos. Não importa o caminho que você tomar, certifique-se de que sua descrição do trabalho anunciado inclua estas habilidades antes de iniciar o processo de contratação.

Gostou das nossas dicas? Quais as outras habilidades fundamentais que você acredita que uma secretária deva ter? Utilize os comentários para compartilhar suas dúvidas e experiências.

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