4 Dicas para aumentar a produtividade do seu consultório

produtividade consultório

O acumulo de tarefas no dia a dia aliado à grande quantidade de agendamentos diários pode causar a queda de produtividade na rotina de um consultório médico, principalmente quando as suas atividades não são bem planejadas. Junto com a queda de produtividade, a qualidade do atendimento também é afetada fazendo com que os pacientes se tornem cada vez mais insatisfeitos e acabem por interromper o seu tratamento na clínica.

Introdução

Para evitar que esse cenário se instale em seu consultório, é indispensável que você implemente ações que garantam que a produtividade seja satisfatória nas atividades desenvolvidas pela sua clínica. Diversos fatores podem influenciar nesse processo, desde a organização do ambiente físico até a incorporação de tecnologia na rotina de trabalho dos funcionários do consultório.

Selecionamos dicas para o aumento da produtividade da sua clínica médica. Após a leitura, você estará mais preparado para garantir o sucesso do seu consultório e conquistar ainda mais pacientes.

Organize e planeje as atividades do consultório

organização consultório

Nada influencia mais a produtividade de um consultório do que a organização dos médicos e demais funcionários que trabalham no local, certo? E aqui não estamos nos referindo apenas à organização dos profissionais, mas, também, do ambiente e das atividades desenvolvidas no dia a dia do negócio.

É impossível trabalhar de maneira produtiva em um local desorganizado, onde as atividades não têm uma rotina bem planejada, acontecendo em ordens diferentes a cada semana. Por outro lado, a organização favorece a dinâmica do consultório e propicia um ambiente agradável de trabalho, impactando diretamente na qualidade da assistência médica e na satisfação dos clientes.

Por isso, se você deseja aumentar a produtividade do seu consultório, é fundamental que invista na organização do ambiente e no planejamento do seu dia a dia. Confira algumas dicas que certamente tornarão esse processo mais fácil.

ORGANIZE O AMBIENTE FÍSICO

Inicie pela organização dos ambientes físicos, como a sala de espera, a sala de atendimento e a secretaria, colocando cada objeto em seu devido lugar. Para isso, providencie a compra de armários para guardar papéis, agendas, canetas e outros materiais de escritório, de forma que fique fácil encontrá-los sempre que for preciso. Outra dica que pode agilizar a rotina é colocar etiqueta de identificação nas gavetas e prateleiras, evitando que seja preciso mais de uma para encontrar algum material específico.

Coloque na sua sala um armário com livros, protocolos clínicos, guias e outros materiais informativos, assim, quando for necessário consultar algum dado clínico, o acesso será rápido e eficiente. Deixe na sua mesa apenas aqueles materiais que você utiliza com frequência durante as consultas, como o carimbo, os receituários e as guias de exames. Organize os equipamentos e utensílios médicos de acordo com a sua função, deixando-os em um local de fácil acesso

Além disso, separe uma sala exclusiva para o armazenamento dos prontuários, laudos de exames e outros documentos clínicos dos seus pacientes, de forma que eles ocupem menos espaço e estejam sempre guardados com segurança.

PLANEJE A ROTINA DA SUA CLÍNICA

Assim como um ambiente organizado, o planejamento da rotina de trabalho facilita a execução das atividades diárias do seu consultório. Apesar de ser difícil manter uma rotina rígida de processos, visto que as clínicas médicas possuem um dia a dia muito dinâmico, há sempre aquelas atividades básicas, que devem ser executadas diariamente no consultório.

É preciso que você identifique os processos básicos, além do tempo necessário para executá-los, discriminando-os em uma planilha. Dessa forma, ao chegar no consultório, cada funcionário saberá o que deve ser feito naquele dia, evitando que os processos deixem de ser cumpridos ou, até mesmo, realizados mais de uma vez.

Além disso, com uma rotina bem delimitada, é possível que os funcionários planejem com antecedência a sua semana, evitando a ocorrência de atrasos, perda de prazos, correria e situações indesejadas diante dos pacientes.

CONTRATE UMA SECRETÁRIA

Por mais que você prefira trabalhar sozinho, a contratação de uma secretária pode ser de grande valia para a produtividade do seu consultório, principalmente se a rotina for muito atarefada, como acontece com os profissionais que conciliam os atendimentos do seu próprio consultório com o trabalho de outras clínicas e hospitais.

Como exemplo, as secretárias ou recepcionistas podem ajudar na organização da sua agenda e na solução de problemas burocráticos dos pacientes com as operadoras de saúde. Por esse motivo, é importante investir na contratação de um profissional competente e organizado.

Vale lembrar, também, que os recepcionistas são o primeiro contato do paciente com a sua clínica. Dessa forma, eles devem transparecer segurança e tratar os seus pacientes com atenção e cuidado. Assim, é fundamental que você adote um programa de treinamento continuo desses funcionários, a fim de manter a produtividade e o bom atendimento do seu consultório

Otimize Processos

startup de saúde

Independentemente do tamanho da clínica ou do consultório médico, a otimização de processos é indispensável para quem deseja aumentar a produtividade do negócio. Para tanto, é preciso eliminar atividades desnecessárias e aumentar a eficiências daquelas fundamentais ao bom funcionamento do consultório. Confira como:

MAPEIE AS ATIVIDADES ROTINEIRAS

Antes de tudo, é ideal que você identifique todos os processos envolvidos no funcionamento rotineiro de sua clínica médica, desde a autorização de um exame com a operadora de saúde até o arquivamento do prontuário de um paciente que acabou de ser atendido. Durante a identificação, verifique e tome nota de como, quanto tempo e quais são os profissionais evolvidos em cada processo, a fim de detectar as possíveis falhas e implementar medidas de otimização.

Uma dica valiosa nessa etapa é fazer uma análise retrospectiva, avaliando as atividades desenvolvidas nos meses anteriores. Aqui, você pode aproveitar para definir metas, com o objetivo de garantir o aumento contínuo da sua produtividade.

DESCARTE PROCESSOS DESNECESSÁRIOS

Passada a etapa de identificação, é preciso que você elimine aqueles processos desnecessários ao funcionamento adequado do seu consultório. Geralmente, eles ocupam boa parte do tempo dos seus funcionários, dificultando a realização das tarefas importantes, além de aumentar os custos de manutenção do seu consultório.

AUMENTE A EFICIÊNCIA DOS PROCESSOS FUNDAMENTAIS

Alguns processos são indispensáveis para o funcionamento de qualquer consultório, como por exemplo, o agendamento de consultas, o pagamento de contas e o atendimento aos pacientes. Sem a execução desses processos básicos, a produtividade despenca, levando o consultório ao completo caos. Por isso, é essencial que eles sejam executados da melhor maneira possível.

Uma das formas mais eficientes de otimização é optar pela automatização de atividades básicas. Ao automatizar, você garante maior qualidade e agilidade na execução das tarefas, além de reduzir o gasto e a burocracia dos processos.

Faça uma gestão eficiente dos agendamentos

organização consultório

Sem dúvida alguma, a rotina de uma clínica médica é muito atarefada. São muitas consultas e exames marcados diariamente, sendo que cada paciente apresenta um problema de saúde e uma demanda de tempo distinta. Sem o mínimo de organização, os atrasos passam a se tornar frequentes, impactando diretamente na qualidade das consultas, na satisfação dos pacientes e, consequentemente, na reputação do consultório.

Para evitar esse tipo de problema, é indispensável que você implemente uma gestão eficiente para o agendamento das suas consultas. Preparamos algumas dicas que auxiliarão nesse processo:

FAÇA UM PLANEJAMENTO DA SUA AGENDA

Manter um planejamento periódico da agenda de atendimentos e compromissos – seja ele diário, semanal ou mensal – diminui o tempo de espera, evita atrasos e a formação de listas de espera pelas consultas, garantindo uma rotina mais tranquila tanto para o paciente quanto para o médico.

Na hora de planejar a sua agenda, é importante levar em consideração toda a rotina de processos do seu consultório. Além disso, é preciso que as atividades sejam categorizadas em ordem de prioridade, evitando que os prazos sejam perdidos.

PADRONIZE O TEMPO DAS CONSULTAS

A padronização do tempo de consulta é outro ponto crítico na manutenção de um planejamento eficiente da agenda de atendimentos. Para tanto, é preciso que você busque conhecer a duração média de cada tipo de consulta, tais como a primeira consulta, os retornos ou aquelas em que são realizadas algum tipo de procedimento específico.

DEFINA UM NÚMERO MÁXIMO DE ATENDIMENTOS DIÁRIOS

Geralmente, as clínicas médicas têm uma grande quantidade de pacientes procurando pelo agendamento de uma consulta. Entretanto, por mais que a demanda seja grande, é impossível que o médico consulte muitos pacientes no mesmo dia sem que a qualidade do seu atendimento reduza ou que ocorram atrasos entre uma consulta e outra.

Por isso, para que a produtividade da clínica se mantenha adequada, é fundamental que haja uma definição do número máximo de atendimentos para cada médico. Na hora de estabelecer esse teto, leve em consideração, entre outros fatores, o tempo necessário para as consultas e a disponibilidade de cada profissional.

ESTABELEÇA UM INTERVALO ENTRE AS CONSULTAS

Ter um intervalo entre uma consulta e outra é fundamental para a qualidade do atendimento oferecido, visto que, nesse espaço de tempo, o médico pode se preparar para a próxima consulta, acessando o prontuário, se inteirando acerca da condição clínica do paciente e repondo os materiais que foram utilizados na consulta anterior. Além disso, esse intervalo serve como uma margem de segurança, caso uma consulta demore um pouco mais do que o esperado.

ESTABELEÇA PAUSAS PARA DESCANSAR

Por mais que a agenda seja apertada, nenhum profissional consegue trabalhar de maneira adequada sem intervalos de descanso durante o expediente. Por isso, é indispensável que sejam estabelecidos horários para o almoço, o lanche ou uma pausa durante a tarde, por exemplo, visto que o descanso favorece o raciocínio clínico e aumenta a qualidade do cuidado prestado ao paciente.

Use a tecnologia  seu favor

tecnologia saúde

A incorporação da tecnologia tem se tornado um requisito indispensável para o aumento da produtividade das clínicas e consultórios médicos, pois ela permite a informatização e a automatização dos processos, garantindo mais agilidade e um melhor desempenho na execução das tarefas.

Já está mais do que ultrapassado utilizar o prontuário e a prescrição de papel ou realizar o cadastro manual dos pacientes. Da mesma forma, usar o telefone para o agendamento ou a confirmação das consultas dos pacientes se tornou uma característica exclusiva de clínicas pouco modernas.

Se você quer melhorar os resultados obtidos pelo seu consultório, não pode deixar de implementar a tecnologia nos seus processos. Atualmente, existem softwares eletrônicos desenvolvidos exclusivamente para clínicas e consultórios médicos que contam com funcionalidades específicas para as suas atividades, como:

EMISSÃO ONLINE DE LAUDOS MÉDICOS
Os laudos eletrônicos permitem que o médico ou o paciente acessem os resultados dos exames de maneira remota, a partir da tela do computador, abolindo a necessidade de deslocamento e de gasto com materiais de impressão.

PRONTUÁRIO ELETRÔNICO
Os prontuários eletrônicos aumentam a agilidade no dia a dia, diminuem os gastos com papel, eliminando a necessidade de um arquivo físico, além de aumentar a segurança para o paciente ao reduzir os erros decorrentes de letras ilegíveis.

Outra vantagem do prontuário eletrônico é que ele armazena todas os dados clínicos do paciente em um mesmo local, facilitando a recuperação de informações pela equipe de saúde.

PRESCRIÇÃO ELETRÔNICA
A prescrição eletrônica também aumenta a segurança do paciente, pois ela acaba com os problemas relacionados às letras ilegíveis, garantindo que o paciente receba o medicamento e o tratamento médico mais adequado à sua condição clínica.

AGENDAMENTO ONLINE DE CONSULTAS
É cada vez mais frequente que as clínicas médicas adotem o agendamento online de consultas, contribuindo para a diminuição das ligações telefônicas e da verificação manual da agenda do médico. Esses sistemas online também enviam uma mensagem automática, por SMS ou e-mail, para a confirmação do agendamento, sem a necessidade de o secretário entrar diretamente em contato com o paciente, o que a agiliza a rotina e diminui os custos.

Conclusão:

Após a leitura deste texto, fica claro que a produtividade do seu consultório médico depende de uma boa organização, não só do espaço físico como também de um adequado planejamento profissional. Nesse processo, a tecnologia pode ser uma grande aliada, visto que ela permite a otimização e a automatização da rotina, garantindo mais desenvoltura e rapidez para o dia a dia das clínicas, mesmo naquelas que possuem uma rotina muito atarefada.