5 dicas para otimizar a agenda do seu consultório

gestão eficiente

Como fazer uma gestão eficiente dos agendamentos?

Sem dúvida alguma, a rotina de uma clínica médica é muito atarefada. São muitas consultas e exames marcados diariamente, sendo que cada paciente apresenta um problema de saúde e uma demanda de tempo distinta.

Sem o mínimo de organização, os atrasos passam a se tornar frequentes, impactando diretamente na qualidade das consultas, na satisfação dos pacientes e, consequentemente, na reputação do consultório.

Para evitar esse tipo de problema, é indispensável que você implemente uma gestão eficiente para o agendamento das suas consultas. Preparamos algumas dicas que auxiliarão nesse processo. Confira!

Faça um planejamento da sua agenda

Manter um planejamento periódico da agenda de atendimentos e compromissos – seja ele diário, semanal ou mensal – diminui o tempo de espera, evita atrasos e a formação de listas de espera pelas consultas, garantindo uma rotina mais tranquila tanto para o paciente quanto para o médico

Na hora de planejar a sua agenda, é importante levar em consideração toda a rotina de processos do seu consultório. Além disso, é preciso que as atividades sejam categorizadas em ordem de prioridade, evitando que os prazos sejam perdidos.

Padronize o tempo das consultas

A padronização do tempo de consulta é outro ponto crítico na manutenção de um planejamento eficiente da agenda de atendimentos. Para tanto, é preciso que você busque conhecer a duração média de cada tipo de consulta, tais como a primeira consulta, os retornos ou aquelas em que são realizadas algum tipo de procedimento específico.

Defina um número máximo de consultas por dia

Geralmente, as clínicas médicas têm uma grande quantidade de pacientes procurando pelo agendamento de uma consulta. Entretanto, por mais que a demanda seja grande, é impossível que o médico consulte muitos pacientes no mesmo dia sem que a qualidade do seu atendimento reduza ou que ocorram atrasos entre uma consulta e outra.

Por isso, para que a produtividade da clínica se mantenha adequada, é fundamental que haja uma definição do número máximo de atendimentos para cada médico. Na hora de estabelecer esse teto, leve em consideração, entre outros fatores, o tempo necessário para as consultas e a disponibilidade de cada profissional.

Estabeleça um intervalo entre as consultas

Ter um intervalo entre uma consulta e outra é fundamental para a qualidade do atendimento oferecido, visto que, nesse espaço de tempo, o médico pode se preparar para a próxima consulta, acessando o prontuário, se inteirando acerca da condição clínica do paciente e repondo os materiais que foram utilizados na consulta anterior.

Além disso, esse intervalo serve como uma margem de segurança, caso uma consulta demore um pouco mais do que o esperado.

Estabeleça causas para descansar

Por mais que a agenda seja apertada, nenhum profissional consegue trabalhar de maneira adequada sem intervalos de descanso durante o expediente.

Por isso, é indispensável que sejam estabelecidos horários para o almoço, o lanche ou uma pausa durante a tarde, por exemplo, visto que o descanso favorece o raciocínio clínico e aumenta a qualidade do cuidado prestado ao paciente.