Como organizar as atividades do seu consultório

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Como organizar as atividades do seu consultório?

Nada influencia mais a produtividade de um consultório do que a organização dos médicos e demais funcionários que trabalham no local, certo? E aqui não estamos nos referindo apenas à organização dos profissionais, mas, também, do ambiente e das atividades desenvolvidas no dia a dia do negócio.

É impossível trabalhar de maneira produtiva em um local desorganizado, onde as atividades não têm uma rotina bem planejada, acontecendo em ordens diferentes a cada semana. Por outro lado, a organização favorece a dinâmica do consultório e propicia um ambiente agradável de trabalho, impactando diretamente na qualidade da assistência médica e na satisfação dos clientes.

Por isso, se você deseja aumentar a produtividade do seu consultório, é fundamental que invista na organização do ambiente e no planejamento do seu dia a dia.

Confira algumas dicas que certamente tornarão esse processo mais fácil.

Organize o ambiente físico

Inicie pela organização dos ambientes físicos, como a sala de espera, a sala de atendimento e a secretaria, colocando cada objeto em seu devido lugar. Para isso, providencie a compra de armários para guardar papéis, agendas, canetas e outros materiais de escritório, de forma que fique fácil encontrá-los sempre que for preciso. Outra dica que pode agilizar a rotina é colocar etiqueta de identificação nas gavetas e prateleiras, evitando que seja preciso mais de uma para encontrar algum material específico.

Coloque na sua sala um armário com livros, protocolos clínicos, guias e outros materiais informativos, assim, quando for necessário consultar algum dado clínico, o acesso será rápido e eficiente. Deixe na sua mesa apenas aqueles materiais que você utiliza com frequência durante as consultas, como o carimbo, os receituários e as guias de exames. Organize os equipamentos e utensílios médicos de acordo com a sua função, deixando-os em um local de fácil acesso.

Além disso, separe uma sala exclusiva para o armazenamento dos prontuários, laudos de exames e outros documentos clínicos dos seus pacientes, de forma que eles ocupem menos espaço e estejam sempre guardados com segurança.

Planeje a rotina da sua clínica

Assim como um ambiente organizado, o planejamento da rotina de trabalho facilita a execução das atividades diárias do seu consultório. Apesar de ser difícil manter uma rotina rígida de processos, visto que as clínicas médicas possuem um dia a dia muito dinâmico, há sempre aquelas atividades básicas, que devem ser executadas diariamente no consultório.

É preciso que você identifique os processos básicos, além do tempo necessário para executá-los, discriminando-os em uma planilha. Dessa forma, ao chegar no consultório, cada funcionário saberá o que deve ser feito naquele dia, evitando que os processos deixem de ser cumpridos ou, até mesmo, realizados mais de uma vez.

Além disso, com uma rotina bem delimitada, é possível que os funcionários planejem com antecedência a sua semana, evitando a ocorrência de atrasos, perda de prazos, correria e situações indesejadas diante dos pacientes.

Contrate uma secretária

Por mais que você prefira trabalhar sozinho, a contratação de uma secretária pode ser de grande valia para a produtividade do seu consultório, principalmente se a rotina for muito atarefada, como acontece com os profissionais que conciliam os atendimentos do seu próprio consultório com o trabalho de outras clínicas e hospitais.

Como exemplo, as secretárias ou recepcionistas podem ajudar na organização da sua agenda e na solução de problemas burocráticos dos pacientes com as operadoras de saúde. Por esse motivo, é importante investir na contratação de um profissional competente e organizado.

Vale lembrar, também, que os recepcionistas são o primeiro contato do paciente com a sua clínica. Dessa forma, eles devem transparecer segurança e tratar os seus pacientes com atenção e cuidado. Assim, é fundamental que você adote um programa de treinamento continuo desses funcionários, a fim de manter a produtividade e o bom atendimento do seu consultório.