Como montar um consultório médico eficiente

montar um consultorio

1 – Introdução

Montar um consultório médico que seja referência em uma ou mais especialidades, gerando notoriedade para seu responsável e garantindo uma maior segurança financeira e lucros que a carreira como médico contratado daria, é um dos sonhos que muitos profissionais estão buscando. Mas existem algumas boas práticas e dicas que podem ser seguidas para evitar que o sonho vire um pesadelo!

Neste blog, reunimos 5 passos que devem ser avaliados antes da montagem de um consultório médico para facilitar o sucesso desse empreendimento. Confira!

Boa leitura!

2 – Primeiro passo: elabore um plano de negócios

 

plano de négocios para consultório

Cada vez mais comum entre os empreendedores, mas ainda pouco utilizado entre os profissionais da área da saúde que pretendem abrir seu próprio consultório ou em sociedade, o plano de negócios tem a função estratégica de orientar todas as definições e o passo a passo da constituição de um novo consultório.

Pensar e tratar seu consultório como uma empresa é a melhor forma de garantir seu sucesso econômico e uma reputação como referência em determinada especialidade. Neste contexto, idealizar quais serão seus objetivos de negócio, os meios que você utilizará para atingi-los e analisar a viabilidade do consultório são algumas das funções que um plano de negócios, como documentação escrita desse passo a passo, permitirá.

Existem 3 elementos que não podem faltar no seu plano de negócios:

2.1 – Sumário executivo

Ele deve reunir as principais informações sobre o novo consultório, como:

2.1.1 – Dados do médico ou profissional responsável, dos seus sócios e as atribuições

Reunir esses dados facilita o processo de abertura de empresa, geração de contratos, entre outros detalhes. Além disso, as atribuições ajudarão a avaliar desde o início do projeto se a escolha de algum sócio é equivocada e, nesta etapa, rever isso será mais fácil do que quando o consultório já estiver funcionando.

2.1.2 – Missão do consultório

Ser referência em determinada especialidade? Atender pessoas de baixa renda que não possuem acesso aquele serviço? Neste item, é importante listar os fatores que distinguirão a atuação do seu consultório frente ao da concorrência.

2.1.3 – Constituição jurídica

Um médico pode atuar como pessoa física, emitindo recibos simples pelos serviços prestados, mas este modelo é pouco usado, pois dificulta convênios e parcerias, linhas de crédito para investimento e pode até gerar maior carga tributária para a pessoa. Uma opção é a constituição de uma Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (EIRELI) — nela, não são admitidos sócios e o Capital Social deve ser maior do que, no mínimo, 100 vezes o salário mínimo vigente no país.

Se você deseja ter um ou mais sócios, as Sociedades Simples ou Limitadas podem ser a solução. A diferença entre elas é que, na Sociedade Simples, os sócios devem trabalhar no consultório e seus bens pessoais podem ser utilizados para quitar as dívidas do consultório, caso o empreendimento fracasse. Já na Sociedade Limitada, os sócios não podem ser apenas investidores, sem um papel específico no consultório, além disso, suas responsabilidades são limitadas ao capital social que aportam e não com seus bens pessoais.

Neste momento, também costuma ser definido o regime de tributação que o consultório se enquadrará, baseado no modelo de abertura de empresa selecionado e no faturamento esperado — o apoio de uma consultoria contábil é quase que indispensável para não cometer algum erro nestas escolhas e definições.

2.1.4 – Definição do Capital Social

Qual o valor que você tem para investir no seu novo empreendimento ou na sociedade? Aqui são indicados os valores iniciais que a empresa terá para investir em infraestrutura e para financiar os primeiros meses de suas atividades. Caso existam sócios, o aporte de cada um deve representar um percentual do Capital Social. Esse percentual será o mesmo percentual de participação na sociedade.

Estes 4 tópicos são os principais do sumário executivo, mas podem haver outros, como um breve descritivo de cada tópico do Plano de Negócios, definição de público-alvo, entre outros. O ideal é que o Sumário Executivo seja escrito aos poucos, conforme outras análises e estudos já estiverem mais avançadas.

2.2 – Análise de Mercado

Esta é a principal parte do Plano de Negócios, pois é a partir dessa análise que outras informações podem ser consideradas e baseadas para as tomadas de decisão. Seus principais tópicos são:

2.2.1 – Definição do público-alvo

Qual o tipo de paciente que seu consultório atenderá? Idade, escolaridade, locais que costumam frequentar, local onde mora, plano de saúde, renda e até a frequência com que costumam visitar um médico com sua especialidade e o valor que estão dispostos a pagar por uma consulta devem ser mapeados. Esse tópico dependerá da definição de local, de preço, serviços que seu consultório poderá oferecer para se diferenciar, entre outros.

2.2.2 – Definição do tamanho do mercado potencial

Sua especialidade é comum na cidade ou região em que você atua? Seu consultório terá uma atuação mais voltada para alguns bairros, para a cidade ou a região? Quantas pessoas na área de atuação definida possuem o potencial de marcarem uma consulta com você?

2.2.3 – Análise dos concorrentes

Onde estão localizados? Como divulgam seus serviços? Há quanto tempo atuam no mesmo ramo que você pretende iniciar sua clínica? Quantas consultas possuem agendadas por mês? Qual o valor que cobram? Oferecem condições de pagamento? Qual a qualidade do atendimento? Quanto mais informações sobre seus concorrentes, melhor será sua capacidade de se diferenciar e atrais mais pacientes para o seu consultório.

2.2.4 – Mapeamento dos fornecedores

Equipamentos, medicamentos, uniformes, material de limpeza, enfim, tudo que seu consultório precisar para funcionar corretamente deve ser descrito e os possíveis fornecedores devem ser mapeados — isso facilita o trabalho de cotação e de pesquisa por melhores preços.

2.3 – Estudo de viabilidade econômica

Crie uma planilha e relacione quais serão os gastos fixos que você espera ter mensalmente: despesas com salários, água, luz, telefone, aluguel do local, manutenção, o valor que você espera retirar mensalmente (pró-labore), dentre outros. Também identifique quais são os gastos variáveis, que sempre ocorrem quando uma consulta é marcada, como: pacote de envio de SMS, cafezinhos, materiais para exames clínicos, entre outros.

Com base nessas informações, defina quantas consultas serão necessárias para que seu consultório não tenha prejuízo mensalmente (este será seu ponto de equilíbrio, onde não há lucro, nem prejuízo). Depois, calcule em quanto tempo você espera que o consultório será capaz de ter condições para financiar suas atividades e devolver o valor do investimento inicial. Se você considerar esse tempo adequado, então do ponto de vista financeiro, o consultório está aprovado, caso contrário, você precisará rever os valores ou até a ideia de montar um consultório.

Existem outros planos que as empresas costumam utilizar e que são úteis para um consultório médico, como o plano de marketing, onde são definidos os modelos de comunicação e captação dos pacientes, o plano operacional, que iremos trabalhar alguns tópicos em seguida, e a construção de cenários, onde algumas variáveis são alteradas para analisar como a empresa reagiria sob determinadas situações. No entanto, esses três pontos são muito essenciais para determinar o futuro de seu consultório e sua viabilidade.

Agora que você já reuniu as informações sobre a viabilidade e o início do seu consultório, é hora de definir sua localização.

3 – Definindo a localização do seu consultório

localização da clínica

Existem três critérios que devem ser levados em conta na hora de escolher a localização de seu consultório:

3.1 – Confira onde está o seu público-alvo

Ao construir seu plano de negócio, você mapeou os locais onde seus potenciais pacientes moram e aqueles que costumam frequentar, também avaliou quais são seus interesses e desejos. É com base nessas informações que você deve definir qual o local mais adequado para montar seu consultório.

Por exemplo, se sua especialidade é mais voltada para idosos, então os bairros onde estão suas residências e pontos que ficam próximos às principais paradas de ônibus da região são os mais adequados, pois, normalmente, eles não possuem facilidade para se locomover em grandes trajetos, mas podem usar o transporte público com isenção de tarifas. Já se o serviço é voltado para homens, na faixa dos 20 aos 50 anos, então o ideal são locais próximos a centros empresariais ou empresas, pois nessa idade as pessoas estão ativas profissionalmente e dispõem de pouco tempo para ir ao médico.

Uma boa localização deve facilitar o acesso ao seu consultório e diminuir a resistência das pessoas em comparecer às consultas marcadas. Um erro, nesta etapa, é pensar apenas em sua comodidade e não na do paciente.

3.2 – Dê preferência para as áreas de grande circulação

Nas grandes cidades, o acesso ao metrô, terminais de ônibus e trens costumam gerar uma grande circulação de pessoas, o que já seria uma vantagem localizar seu consultório nas proximidades. Já nas cidades menores, as regiões centrais costumam reunir uma grande parte dos serviços e comércios. Outra possibilidade é localizar seu escritório próximo a um hospital, em muitos casos, eles podem não oferecer sua especialidade, o que facilitaria a captação de novos pacientes.

A ideia das áreas de grade circulação é a de aproveitar que as pessoas já passam por ali e colocar seu consultório “no caminho” delas.

3.3 – Consulte as Normas da ANVISA

A Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA) possui uma série de normas e regulamentos específicos por especialidade sobre o espaço físico de consultórios, clínicas e hospitais. Por conta disso, é importante verificar se o seu consultório deverá se enquadrar em alguma delas. Lembrando que existem duas resoluções que são praticamente obrigatórias para todos os consultórios médicos e que você deve conhecê-las muito bem: a Resolução da Diretoria Colegiada ‐ RDC nº. 63, de 25 de novembro de 2011 e a Resolução RDC n.º 50, de 21 de fevereiro de 2002.

4 – A importância da ambientação

 

Organização, cheiros, cores, sons, conforto, entre outros fatores, influenciam na percepção das pessoas, por isso, pensar em como será o ambiente de seu consultório é fundamental para livrá-lo daquela aparência pouco profissional. O ideal é que o ambiente transmita uma sensação de serenidade, limpeza, conforto, segurança e profissionalismo para o paciente.

Existem 4 aspectos que você não pode descuidar em seu consultório:

4.1 – Tenha uma recepção organizada

Dê preferência por processos digitais que reduzam a necessidade de arquivamento de papéis, pois estes consomem um espaço valioso na recepção e costumam gerar desordem. Crie locais específicos onde os papéis podem ser deixados em caráter temporário e prazos máximos para que sejam arquivados. Lembre-se de que a recepção será o primeiro local em que seu paciente estará e a primeira impressão que a pessoa terá de seu consultório, logo, ter uma atenção especial a este espaço é fundamental.

4.2 – Invista na utilização de uniformes

Pessoas ligadas ao atendimento, limpeza e manutenção, devem possuir um uniforme. Essa prática evita que o funcionário precise investir em trajes adequados e reforça o profissionalismo de seu consultório.

4.3 – Proporcione conforto e um ambiente agradável

Cadeiras, revistas, aparelho de ar-condicionado, internet liberada ou com senha bem visível, televisores, água e café, são apenas alguns dos itens mais comuns de se ver nas salas de espera. O conforto deve privilegiar dois aspectos: o primeiro é de não gerar incomodo em quem está esperando, o segundo é o de permitir que a pessoa não sinta o tempo passar ou que utilize aquele momento com algo que julgue útil.

4.4 – Investa em experiências inusitadas

Jogos como quebra-cabeças e livros para colorir voltados para os adultos podem ajudar a passar o tempo, outra possibilidade seria deixar passando em um televisor vídeos com dicas sobre saúde ligados à sua especialidade. Proporcione bons momentos para o seu paciente enquanto ele estiver em seu consultório. Muitas vezes, eles podem estar nervosos por conta de um diagnóstico, e todo cuidado e atenção nessas situações são indicados.

Além disso, usar cores que tragam calma e ter uma decoração com poucos elementos ajuda a manter o espaço com aspecto de limpo e profissional, sem, no entanto, deixar de ser agradável e confortável.

5 – Como montar sua equipe?

montar equipe

No plano de negócios, você pensou em quais seriam os colaboradores e os respectivos gastos que eles gerariam para seu consultório. Agora é hora de definir o perfil, habilidades e competências básicas que devem possuir.

No caso do pessoal de limpeza e manutenção, no início você poderá optar por contratar diaristas ou uma empresa terceirizada. Em ambos os casos é importante conversar com a pessoa, indicando boas práticas de como se comportar na presença dos pacientes, evitando assim situações constrangedoras, por exemplo, a sala de espera está cheia e a pessoa decide limpar o banheiro, o que impossibilitaria alguém de utilizá-lo.

Já no caso das secretárias é importante buscar um perfil que reúna:

  • Boa capacidade de comunicação e dicção clara (já que usará o telefone com frequência);
  • Paciência para lidar com os diversos tipos de pessoas;
  • Equilíbrio emocional para poder responder com gentileza e diplomacia possíveis pacientes insatisfeitos;
  • Noções de informática e de rotina de escritório para facilitar a maneira como irá gerenciar as atividades da recepção;
  • Proatividade para resolver pequenos problemas sem precisar interromper suas consultas;
  • Asseio pessoal para se manter sempre apresentável;
  • Capacidade de aprender, pois a informatização dos consultórios pode requerer isso — alguns treinamentos sobre como atender o público ou sobre rotinas do consultório podem ser necessários.

A secretária é a principal responsável por acolher bem os pacientes e por garantir que os ambientes comuns do consultório sempre estejam organizados e agradáveis. Procure alguém que possa de fato auxiliá-lo nessas tarefas.

6 – Fique em dia com a papelada

dia a dia

Antes de começar a receber seus primeiros pacientes é necessário obter alguns registros, licenças e ter alguns materiais impressos para não receber penalidades em caso de fiscalizações. Neste tópico, separamos os principais documentos que um consultório médico precisará ter, além daqueles documentos tracionais, próprios da abertura de empresa, como o Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas, o CNPJ ou o Alvará de funcionamento.

6.1 – Alvará da Vigilância Sanitária

Pode ser conseguido junto ao município onde o consultório funcionará. Para obtê-lo é necessário já ter o Contrato Social da empresa, o CNPJ, o Registro no Conselho Regional de Medicina do Responsável, definição dos procedimentos médicos que serão realizados e dos produtos e equipamentos utilizados, bem como o contrato de constituição de empresa com o visto de autorização do Conselho de Medicina.

6.2 – CNAES

O Cadastro Nacional de Estabelecimentos de Saúde também deve ser feito no nível municipal, que por sua vez, irá criar o cadastro em nível nacional.

6.3 – LIMPURB

É o cadastro junto ao município para que o lixo biológico seja retirado e tratado adequadamente;

6.4 – Receituário médico

O último documento necessário será a impressão de papel timbrado para confecção de receitas médicas. Nele, é importante constar o nome, endereço e dados de contato do consultório.

7 – Conclusão

Montar um escritório médico exige uma boa dose de planejamento, análises e estudos. Desse modo, você será capaz de definir como aproveitar de modo eficiente os recursos que dispõe para a locação, preparação do espaço, obtenção das licenças e documentações, contratação e manutenção da equipe em seus primeiros meses de atuação.

Vimos também que um plano de negócios evita que você assuma um risco maior que o necessário na hora de realizar o sonho de ter um empreendimento próprio e que ele apoia as tomadas de decisão, mesmo após a abertura do escritório.

Para concluir, é importante pensar em maneiras que facilitem a gestão e a experiência de seus pacientes com seu consultório. Atualmente, estão surgindo vários aplicativos e inovações tecnológicas que podem aumentar a produtividade de sua equipe e, assim, se constituir em um diferencial do seu consultório frente aos concorrentes. Vale a pena investir nessas inovações, pois os retornos em tempo e fidelização de pacientes compensam os valores gastos com as tecnologias.

Siga as nossas dicas e tenha sucesso em seu novo negócio!